Plan ESMS numérique : précisions sur le système d’acquisition dynamique mis en place pour le dossier usager informatisé

14 janvier 2021

Dans un article du 22 décembre 2020, Nexem vous présentait les principes du Plan ESMS numérique, le calendrier de sa phase d’amorçage (débutant dans chaque région dès janvier 2021), ainsi que la marche à suivre pour les organisations gestionnaires (OG) souhaitant candidater comme porteurs de projets afin de pouvoir en bénéficier. Une présentation organisée ce 13 janvier par la CNSA a permis d’apporter aux fédérations des précisions sur le fonctionnement du système d’acquisition dynamique (SAD) – système de mise en concurrence d’éditeurs de solutions – mis en place en vue du déploiement du dossier usager informatisé (DUI) au sein des ESMS.

Mise en place du SAD : candidature des éditeurs

Dans le cadre d’un appel à concurrence mis en place par la CNSA et le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah), les éditeurs de solutions ont jusqu’au 1er février pour présenter leurs références et leur capacité à répondre au futur marché des ESMS.

Chaque éditeur candidat peut se positionner sur l’une ou plusieurs des catégories de solutions de DUI identifiées, en fonction du secteur concerné (grand âge, handicap ou aide à domicile) et du mode de fonctionnement de la solution qu’il propose (abonnement – SAAS, acquisition – On Premise ou acquisition avec hébergement externalisé). Le dossier de candidature doit être remis électroniquement sur la plateforme Maximilien afin d’être analysé par le Resah.

Dès lors qu’il satisfait aux critères de sélection[1], l’éditeur candidat peut être invité à participer aux mises en concurrence des marchés spécifiques du ou des catégories pour lesquelles sa candidature a été admise.

Lancement des marchés spécifiques

Seule une OG (ou groupe d’OG ou grappe d’OG) dont la demande d’aide (réponse à appel à projet) aura été pré-validée par son ARS pourra accéder au SAD (à compter du mois d’avril).

Chaque demande d’une OG (ou d’un groupe d’OG) est considérée comme un marché spécifique et dès lors qu’une OG (ou groupe d’OG) a exprimé ses besoins (acquisition d’un DUI ou mise en conformité du DUI existant), tous les éditeurs admis dans le SAD sont invités, s’ils le souhaitent, à remettre une offre.

Parallèlement à cette démarche standard (dite de « marchés spécifiques types »), les OG ont la possibilité d’exprimer des demandes particulières liées, par exemple, à leur champ d’activité (addictologie, protection des majeurs, etc.). Ces demandes feront l’objet de marchés spécifiques particuliers qui pourront faire l’objet de publication dans le SAD.

Pour chaque marché spécifique, l’OG (ou la grappe d’OG) devra formaliser et publier un dossier de consultation qui sera publié sur la plateforme Maximilien selon un modèle défini. Les éditeurs disposeront d’un délai de réponse de 10 jours (soit un délai plus court que celui qui est de règle pour les marchés publics). Par ailleurs, chaque OG est libre de fixer son délai de réponse.

Outils mis à la disposition des organismes gestionnaires

Pour faciliter la formalisation et l’expression de leurs besoins, les OG disposeront d’un ensemble d’outils :

  • une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) permettant de les accompagner dans :
  • l’expression des besoins concernant leur projet DUI et le choix de l’offre (assistance marché),
  • la mise en œuvre de la solution DUI (pilotage du déploiement de la solution, accompagnement à la conduite du changement…) ;
  • un accompagnement à la publication des marchés spécifiques par le Resah sur la plateforme Maximilien ;
  • le Resah mettra également à disposition un kit de passation de marché spécifique recensant :
  • l’ensemble des documents type d’un marché spécifique permettant de garantir une homogénéité des marchés lancés dans le cadre du SAD,
  • une grille d’analyse type ;
  • un pilotage national des marchés spécifiques sera assuré par la CNSA et le Resah dans le cadre du SAD ;
  • par ailleurs, et sans qu’il leur soit nécessaire d’adhérer au GIP Resah, les OG disposeront d’un accès à l’ensemble des marchés disponibles via la centrale d’achat du Resah (matériel et prestations informatique, infrastructures télécom…).

L’ensemble de ces sujets seront repris et détaillés à l’occasion de prochains webinaires Nexem-Ressourcial.

[1] A noter que les éditeurs ont été invités à renseigner l’outil Convergence (action 22 de la feuille de route). Convergence est un outil auto-déclaratif permettant d’apprécier le niveau de maturité de l’éditeur. Les réponses des éditeurs sont accessibles sur ce lien