Comment modifier les dates de congés payés des salariés déjà planifiées ?

8 juillet 2020

En raison des conséquences de la crise sanitaire sur la prise en charge des personnes accueillies, les agences régionales de santé (ARS) demandent à certains gestionnaires d’associations de maintenir l’accueil des usagers sur les périodes estivales, et donc de supprimer les périodes de fermeture pour congés payés. Mais quid de l’encadrement des usagers pour les salariés ayant déjà posé leurs congés payés ?

Ce que dit le code du travail

En application de l’article L. 3141-15 du code du travail, l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés que dans le délai fixé par accord d’entreprise ou d’établissement[1].

En l’absence d’un tel accord d’entreprise au sein de l’association, légalement, il n’est pas possible de modifier l’ordre et les dates de congés moins d’un 1 mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles[2].

Pendant le confinement dû à la Covid-19, à notre sens, cette situation pouvait être considérée comme une circonstance exceptionnelle permettant la modification des dates de congés, notamment dans la mesure où le confinement a été annoncé sans possibilité d’anticipation et sans autre alternative possible.

Désormais, à l’heure du déconfinement et de la reprise des activités économiques, cet argumentaire risque de ne plus être entendu en cas de litige.

Par conséquent, le maintien des activités alors qu’une période de fermeture a été programmée cet été risque de poser des difficultés, notamment si elle intervient dans moins d’un mois.

Ce que nous préconisons

Avant d’envisager une quelconque démarche auprès des salariés, il nous semble opportun d’informer en amont le comité social et économique (CSE) des contraintes imposées par l’ARS et de la nécessaire ouverture de l’établissement.

Fermeture de l’association intervenant dans moins d’un mois

Dans cette situation, nous préconisons de favoriser les modifications des dates de départ en congés en faisant appel en priorité aux salariés volontaires.

L’employeur peut réunir les salariés (ou les recevoir individuellement) et leur exposer le contexte (ex. injonction de votre ARS d’ouvrir en continu pendant l’été pour accorder des temps de répit aux familles).

A défaut de personnel suffisant pour encadrer les usagers, l’employeur pourra recourir au recrutement externe (CDD, intérim). Il conviendra dans ce cas d’informer l’autorité de tarification des conséquences financières liées à ces embauches du fait du maintien de l’activité.

A noter. Durant la période de crise sanitaire, certains partenariats se sont mis en œuvre entre associations. La mise à dispositions de personnels d’autres associations peut également être étudiée. Sur ce point, consultez nos modèles relatifs à la mise à disposition : modèle de convention de mise à disposition  et pour un modèle d’avenant.

Fermeture de l’association intervenant dans plus d’un mois

Si la fermeture de l’association est programmée dans plus d’un mois, le code du travail autorise l’employeur à modifier les dates de départ en congé. Il peut donc user de son pouvoir de direction pour imposer de nouvelles dates de congés aux salariés.

Toutefois, au regard de la proximité des périodes habituelles de fermeture, imposer son pouvoir de direction alors que les professionnels du secteur ont été fortement mobilisés pendant la crise sanitaire peut créer des tensions et conflits non souhaitables.

C’est pourquoi, au vu du contexte actuel, il nous semble préférable de faire appel au volontariat dans un premier temps (tel qu’exposé plus haut).

Dans un second temps, et à défaut de personnel suffisant pour encadrer les usagers, l’employeur peut repenser l’ordre des départs en congés payés à partir des critères d’ordre déjà définis en amont.

Si malgré le volontariat de certains salariés, le roulement des congés payés entre les salariés n’est pas satisfaisant, l’employeur peut faire valoir l’injonction écrite des ARS imposant l’ouverture en continu de l’association pendant l’été. L’employeur devra alors reprendre les critères d’ordre de départ en congés qu’il a pu définir au moment de l’organisation des départs en congés payés pour les réappliquer une nouvelle fois, au regard du contexte particulier d’ouverture pendant l’été.

Si l’association a imposé la prise de congés pour cause de fermeture pendant l’été, elle devra alors définir un ordre de départ en congés à partir des critères suivants[3] :

  • la situation de famille des salariés : présence d’enfants scolarisés à charge ; possibilité de congé du conjoint (ces derniers et les partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané) ;
  • l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
  • l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs ;
  • la prise en compte au sein du foyer d’un enfant ou adulte en situation de handicap.

Par ailleurs, l’employeur doit également tenir compte des critères définis conventionnellement [4] :

  • des nécessités de service ;
  • du roulement des années précédentes ;
  • des charges de familles, les salariés ayant des enfants d’âge scolaire ayant priorité pour le choix de leur congé tout en tenant compte de l’ancienneté et des roulements précédents.

Une fois que les critères ont été pris en compte, l’employeur définit, après consultation des membres du CSE, l’ordre des départs en congés. Puis, l’employeur doit communiquer rapidement l’ordre des départs, par tout moyen, à chaque salarié.

Attention ! Ces règles ne peuvent aboutir à reporter les congés au-delà du 31 décembre 2020[5].

Autrement dit, l’employeur devra repenser l’ordre des départs en congés payés sans qu’il ne puisse prévoir une prise effective des congés de la période de référence allant de juin 2019 à mai 2020, en 2021.

En conclusion

Les solutions juridiques pour répondre à une telle demande d’une autorité de tarification sont limitées. L’employeur devra se montrer convaincant afin qu’un nombre suffisant de professionnels se porte volontaires. Si des modifications de dates de congés sont nécessaires, il faudra réfléchir à répondre aux salariés qui demanderaient un dédommagement pour des frais qu’ils ont déjà engagés pour leurs congés. Bien qu’aucun texte légal n’impose un tel remboursement, envisager un tel dédommagement pourrait constituer un élément favorable à la mobilisation des salariés.

Adhérents Nexem, face à la crise sanitaire liée à la Covid-19, les équipes de Nexem sont mobilisées à vos côtés !

Elles sont présentes pour vous délivrer une information à jour, apporter des réponses à vos questions et vous représenter auprès des pouvoirs publics.

Rendez-vous dans notre dossier spécial "Covid-19" de la base documentaire.

[1] A défaut, par accord de branche, mais il n’en n’existe pas dans le secteur sanitaire, social et médico-social.

[2] Conformément au 2° de l’article L. 3141-16 du code du travail.

[3] Article L.3141-16 du code du travail.

[4] Articles 22 de la CCN 66 et 9.1 des accords CHRS.

[5] Conformément à l’ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 « portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos » (JO du 26 mars 2020).